Первый раз, мне в руки попала книга Дэвида Аллена задолго до того как это стало культовой и модной штукой. Как и все хорошие книги такого содержания, она совершила очередной «переворот в мозгах», — «как я жил раньше не организовывая и планируя каждый шаг», стучало в голове. Эта книга подталкивают вас к действиям, — но если ничего не предпринимать, суть этого знания начинает ускользать и забываться. Так случилось и со мной. Все же, желание повысить свою эффективность было довольно сильным, поэтому я вернулся к Дэвиду Аллену (надо сказать, не раз), перепробовал различные инструменты, и начал вырабатывать собственную систему, которая постепенно начинает работать для меня. К сожалению, я все еще не могу похвастаться тем что научился управлять своим временем и кругом успевать, но некоторые успехи на этом пути есть, чем и попытаюсь поделиться с вами.
Для начала несколько слов, о том что такое GTD (gettings things done). В моем адаптированном переводе это означает «наука доводить до конца». Хочу предупредить что дальше я буду говорить о разных вещах, некоторые из которых, имеют весьма отдаленное отношение к системе Девида Аллена.
Итак, — для чего всё это нужно? Для того чтобы меньше забывать. Для того чтобы тратить время и жизненную энергию, столь дорогую и невосполнимую, на те вещи, которые мы на самом деле считаем важными. Для того чтобы использовать те возможности, которые у нас есть для достижения важных для нас, целей. Для того чтобы освободится от скуки, рутины, спешки, постоянного ощущения опаздывания. Для того чтобы сделать жизнь более эффективной, упорядоченной и спокойной, вопреки распространенному мнению о том, что управление временем и планирование загоняет человека в угол.
Первый вопрос, и возможно самый важный, в жизни каждого человека, ответ на который он должен сформулировать по крайней мере для себя, — это вопрос приоритетов. Ответы на вопрос: куда стоит стремится, зачем и чему, по настоящему, стоит уделять время, — самые сложные, но именно с ответов на эти вопросы стоит начинать «приведение дел в порядок» ©. Как правило, когда с направлением движения вопрос решается, человек, постепенно, начинает сгибаться под грузом тех задач, планов, сроков которые он себе запланировал. Вот здесь в игру должна вступить какая-то система. Что-нибудь, что сможет упорядочить вашу жизнь, система, которая скажет вам чем вам нужно заниматься и когда, позволит спланировать время на отдых и работу. Важности системы я не понял с первого раза, и это одна из причин, почему GTD заработало для меня не с первой попытки.
Итак. Почему же так важно «разгрузить» голову от размышлений о том что нам нужно делать сейчас, что, через час, а что — завтра? Потому что это постоянно заставляет переключать контексты нашего внимания с текущей решаемой задачи, на планирование. И эти кратковременные переключения очень сильно отвлекают нас, понижая эффективность и сосредоточенность, заставляя раздражаться и ощущать стресс. Человек неподготовленный, испытывает стресс, когда ему нужно сделать
Второй важный момент, это сама система. Поскольку у каждого из нас цели и задачи разные, построение «системы», тоже задача индивидуальная, во многом творческая. Основные требования к системе это:
- Простота. Вам должно быть легко и просто обращаться к ней, для поиска существующих записей и добавления новых
- Доступность. Она должна быть всегда под рукой
- Максимальная автоматизированность, — вы не должны заниматься рутинной или глупой работой. Только фокус на том что действительно для вас сейчас важно
Следующий важный момент, на который стоит обратить внимание, — это фокус на результат, а не на постановку задачи в системе. Большие задачи должны быть разбиты на мелкие, а мелкие должны представлять из себя конкретные шаги к достижению цели, а не просто сформулированные проблемы. Например: задача «починить кран» не имеет смысла, разве что это заметка в вашем листе текущих задач, который при пересмотре вы трансформируете в задачу «тогда-то, купить новый кран» или «заменить на новый, во столько-то времени». Это чем-то похоже на разницу между временами «continius» и «perfect» в английском. Я сам споткнулся об это, как только попробовал собирать свои задачи воедино. Это не только не помогает, а наоборот, — усиливает стресс, видя тот объем нерешенных задач и проблем, которые вы для себя сформулировали. Такие вещи допустимы только в виде заметок, которые при ближайшем рассмотрении обязательно будут трансформированы в шаги по достижению цели. В противном случае списки не будут работать для вас.
Еще один усвоенный мною урок, — заключается в том, что работа с вашей системой, да и сама система, должна постоянно подвергаться критике и пересмотру. То, как вы организовываете входящий список ваших дел, организуете их по категориям и приоритетам, будет изменятся по мере того как система будет глубже проникать в вашу жизнь, приоритеты меняться, а новые инструменты предоставлять новые возможности.
Теперь, об инструментах. Лично для меня было важно чтобы задачи были именно в электронном виде. Так мне их легко менять, обрабатывать, представлять в нужном для меня виде и даже мигрировать с инструмента на инструмент. Для настольного компьютера есть множество программ, разной степени удобства, но как только вы захотите синхронизировать задачи с вашим телефоном круг сильно сузится. При наличии интернета на телефоне, теоретически можно использовать онлайновые инструменты, но в моем случае это не было вариантом. Учитывая что мой телефон на Windows Mobile, выбор был практически предопределен, — Outlook и синхронизация с ActiveSync. На телефоне я использую Pocket Breeze, без которой работа с задачами была бы вообще невыносимой, так как менеджер задач по умолчанию уж очень урезан по функционалу.
Вот как выглядит Pocket Breeze на телефоне:
Как программист, я все еще тешу себя мыслью что рано или поздно, напишу «инструмент моей мечты» для себя. Но пока и эта конфигурация справляется. Надо сказать, использование Outlook в GTD все-таки немного «притянуто за уши». Интересным онлайновым инструментом мне показался RememberTheMilk: всевозможные виды интеграции (кроме поддержки Outlook, которую как я понимаю разработчики умеренно не делают с целью контроля рынка клиентов), возможность распечатать список в удобном для просмотра виде, горячие клавиши, и прочие трюки для быстрой и удобной работы, — стоит того чтобы попробовать.
Имея систему, которая всегда со мной, я сбрасываю туда все задачи, заметки и полезную информацию которая мне попадается (разве что за исключением закладок, которые автоматически синхронизируются между всеми моими компьютерами в Опере). Это так называемый inbox, входящие задачи. Затем, я периодически просматриваю его, превращая в набор шагов, которые я буду предпринимать для достижения нужных результатов. Периодически, когда появляется время я просто просматриваю задачи, переосмысливая приоритеты и планы. Такая медитация, очень полезна, и делает усилия более осмысленными.
Вот собственно и все. Экспериментируйте со своим временем, у нас его мало!
