GTD – наука успевать вовремя

Первый раз, мне в руки попала книга Дэвида Аллена задолго до того как это стало культовой и модной штукой. Как и все хорошие книги такого содержания, она совершила очередной «переворот в мозгах», — «как я жил раньше не организовывая и планируя каждый шаг», стучало в голове. Эта книга подталкивают вас к действиям, — но если ничего не предпринимать, суть этого знания начинает ускользать и забываться. Так случилось и со мной. Все же, желание повысить свою эффективность было довольно сильным, поэтому я вернулся к Дэвиду Аллену (надо сказать, не раз), перепробовал различные инструменты, и начал вырабатывать собственную систему, которая постепенно начинает работать для меня. К сожалению, я все еще не могу похвастаться тем что научился управлять своим временем и кругом успевать, но некоторые успехи на этом пути есть, чем и попытаюсь поделиться с вами.

Для начала несколько слов, о том что такое GTD (gettings things done). В моем адаптированном переводе это означает «наука доводить до конца». Хочу предупредить что дальше я буду говорить о разных вещах, некоторые из которых, имеют весьма отдаленное отношение к системе Девида Аллена.

Итак, — для чего всё это нужно? Для того чтобы меньше забывать. Для того чтобы тратить время и жизненную энергию, столь дорогую и невосполнимую, на те вещи, которые мы на самом деле считаем важными. Для того чтобы использовать те возможности, которые у нас есть для достижения важных для нас, целей. Для того чтобы освободится от скуки, рутины, спешки, постоянного ощущения опаздывания. Для того чтобы сделать жизнь более эффективной, упорядоченной и спокойной, вопреки распространенному мнению о том, что управление временем и планирование загоняет человека в угол.

Первый вопрос, и возможно самый важный, в жизни каждого человека, ответ на который он должен сформулировать по крайней мере для себя, — это вопрос приоритетов. Ответы на вопрос: куда стоит стремится, зачем и чему, по настоящему, стоит уделять время, — самые сложные, но именно с ответов на эти вопросы стоит начинать «приведение дел в порядок» ©. Как правило, когда с направлением движения вопрос решается, человек, постепенно, начинает сгибаться под грузом тех задач, планов, сроков которые он себе запланировал. Вот здесь в игру должна вступить какая-то система. Что-нибудь, что сможет упорядочить вашу жизнь, система, которая скажет вам чем вам нужно заниматься и когда, позволит спланировать время на отдых и работу. Важности системы я не понял с первого раза, и это одна из причин, почему GTD заработало для меня не с первой попытки.

Итак. Почему же так важно «разгрузить» голову от размышлений о том что нам нужно делать сейчас, что, через час, а что — завтра? Потому что это постоянно заставляет переключать контексты нашего внимания с текущей решаемой задачи, на планирование. И эти кратковременные переключения очень сильно отвлекают нас, понижая эффективность и сосредоточенность, заставляя раздражаться и ощущать стресс. Человек неподготовленный, испытывает стресс, когда ему нужно сделать 5-7 важных дел за день, и особенно «выбивает из колеи» нерешенное но важное дело. Сложив все наши задачи в отдельный «ящик», научившись, через некоторое время, перестать беспокоится об этом, обращаясь к «ящику», когда надо, мы начинаем жить более размеренной, спокойной жизнью.

Второй важный момент, это сама система. Поскольку у каждого из нас цели и задачи разные, построение «системы», тоже задача индивидуальная, во многом творческая. Основные требования к системе это:

  • Простота. Вам должно быть легко и просто обращаться к ней, для поиска существующих записей и добавления новых
  • Доступность. Она должна быть всегда под рукой
  • Максимальная автоматизированность, — вы не должны заниматься рутинной или глупой работой. Только фокус на том что действительно для вас сейчас важно

Следующий важный момент, на который стоит обратить внимание, — это фокус на результат, а не на постановку задачи в системе. Большие задачи должны быть разбиты на мелкие, а мелкие должны представлять из себя конкретные шаги к достижению цели, а не просто сформулированные проблемы. Например: задача «починить кран» не имеет смысла, разве что это заметка в вашем листе текущих задач, который при пересмотре вы трансформируете в задачу «тогда-то, купить новый кран» или «заменить на новый, во столько-то времени». Это чем-то похоже на разницу между временами «continius» и «perfect» в английском. Я сам споткнулся об это, как только попробовал собирать свои задачи воедино. Это не только не помогает, а наоборот, — усиливает стресс, видя тот объем нерешенных задач и проблем, которые вы для себя сформулировали. Такие вещи допустимы только в виде заметок, которые при ближайшем рассмотрении обязательно будут трансформированы в шаги по достижению цели. В противном случае списки не будут работать для вас.

Еще один усвоенный мною урок, — заключается в том, что работа с вашей системой, да и сама система, должна постоянно подвергаться критике и пересмотру. То, как вы организовываете входящий список ваших дел, организуете их по категориям и приоритетам, будет изменятся по мере того как система будет глубже проникать в вашу жизнь, приоритеты меняться, а новые инструменты предоставлять новые возможности.

Теперь, об инструментах. Лично для меня было важно чтобы задачи были именно в электронном виде. Так мне их легко менять, обрабатывать, представлять в нужном для меня виде и даже мигрировать с инструмента на инструмент. Для настольного компьютера есть множество программ, разной степени удобства, но как только вы захотите синхронизировать задачи с вашим телефоном круг сильно сузится. При наличии интернета на телефоне, теоретически можно использовать онлайновые инструменты, но в моем случае это не было вариантом. Учитывая что мой телефон на Windows Mobile, выбор был практически предопределен, — Outlook и синхронизация с ActiveSync. На телефоне я использую Pocket Breeze, без которой работа с задачами была бы вообще невыносимой, так как менеджер задач по умолчанию уж очень урезан по функционалу.

Вот как выглядит Pocket Breeze на телефоне:

breeze

Как программист, я все еще тешу себя мыслью что рано или поздно, напишу «инструмент моей мечты» для себя. Но пока и эта конфигурация справляется. Надо сказать, использование Outlook в GTD все-таки немного «притянуто за уши». Интересным онлайновым инструментом мне показался RememberTheMilk: всевозможные виды интеграции (кроме поддержки Outlook, которую как я понимаю разработчики умеренно не делают с целью контроля рынка клиентов), возможность распечатать список в удобном для просмотра виде, горячие клавиши, и прочие трюки для быстрой и удобной работы, — стоит того чтобы попробовать.

Имея систему, которая всегда со мной, я сбрасываю туда все задачи, заметки и полезную информацию которая мне попадается (разве что за исключением закладок, которые автоматически синхронизируются между всеми моими компьютерами в Опере). Это так называемый inbox, входящие задачи. Затем, я периодически просматриваю его, превращая в набор шагов, которые я буду предпринимать для достижения нужных результатов. Периодически, когда появляется время я просто просматриваю задачи, переосмысливая приоритеты и планы. Такая медитация, очень полезна, и делает усилия более осмысленными.

Вот собственно и все. Экспериментируйте со своим временем, у нас его мало!

Comments

comments

5 comments On GTD – наука успевать вовремя

  • Привет. Спасибо за заметку, попробую ещё раз начать использовать с учетом “правильных” инструментов. Вот аутлук только вообще не хочется использовать. А что хорошего из программ для персоналок есть сейчас? (не обязательно синхронизация чтобы была).

  • Привет. Рад что пригодилось. Очень хвалят, и мне нравится концепт MLO. Из онлайновых еще могу посоветовать gtdagenda, – меня эти ребята подкупают своими письмами о новых фичах, видно как они сами пользуют свой инструмент и планомерно “допиливают”. Что касается Outlook, с ним тоже можно жить, – особенно на дектопе он шикарно настраивается. Хотя конечно онлайн инструменты как-то дальше пошли в этом направлении, и больше “подкупают” независимостью от софта, операционки.

  • Привет. А я GTasks пользуюсь… Ему бы еще интерфейс как RememberTheMilk было вообще супер.

  • А вот это не подойдет?
    Мне нравится что у них API открытый. В случае если захочешь чего-то “эдакового”, можно будет всегда реализовать самомму, у GTasks кажется нет, да и не такой он “навороченый”.

  • Кстати, вот еще AIR приложение для работы с GTasks.

Leave a reply:

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

Site Footer

Sliding Sidebar

About Me

About Me

Для кого этот блог?

Для тех кого интересуют современные интернет технологи, IT бизнес, стартапы, менеджмент, контроль качества, личная эффективность, мотивация. Здесь я буду писать о том, что в первую очередь будет интересно мне, о проблемах и решениях. О том что пригодилось мне, и возможно будет интересно Вам.

Что заставило меня создать его?

Желание совершенствоваться. Достигать успеха. Находить людей со схожими проблемами и задачами, вместе искать выходы и решения.

Немного о себе.

Мой первый серьезный опыт в IT это работа над desktop приложениями в компании «Эксперт-Софт». У истоков её стояли несколько амбициозных и талантливых молодых людей, с огнем в глазах и желанием работать «как майкрософт». То чем мы там занимались вполне могли бы сегодня назвать «стартапом». Рук было откровенно мало, поэтому приходилось заниматься всем: кодированием на Delphi, написанием скриптов на VBA, дизайном, вёрсткой и поддержкой вебсайта, работой над рекламной полиграфией, проектированием интерфейсов и БД. Работы было много, но запал был велик, команда очень разношерстная, гармонично дополняя друг-друга в решении нетривиальных задач. Благодаря тому что пришлось попробовать многое, постепенно вырисовалось понимание того чем хочется заниматься, и как. Софтверным программированием я был сыт по горло. Массы проблем десктопного софта в вебе просто не было, по определению. Зато был четкий фокус на дизайне, юзабилити, скорости. Поэтому когда пришла пора уходить из «Эксперт-Софт», я без всякого сожаления стал искать работу как разработчик для web. Поскольку городишко у нас не очень большой, выбор был практически предопределен. Так я стал работать в «Оникс-Системз», где и продолжаю работать поныне. За время работы в компании я как разработчик принимал участие в работе над несколькими десятками проектов. Несколько десятков проектов было сделано мною как фрилансером. Самым большим проектом в котором я сыграл роль менеджера, считаю свою семью. Также довольно большой проект мы сейчас поднимаем с командой разработчиков (на данный момент команда состоит из четырех php разработчиков, одного flex кодера и тестировщика). Отсюда, большой интерес к современным практикам и методологиям, разным подходам в управлении командой, повышению эффективности и качества работы. По мере сил, вдохновения и свободного времени, я буду писать об этом.

Если у Вас возникли какие-то вопросы ко мне лично, буду рад если Вы свяжетесь со мной:

e-mail:
skype: denis.sheremetov
Старый сайт, с музычкой и флешом

Прочая онлайновая деятельность: